Accordo sul trattamento dei dati

ai sensi dell'Art. 28 DSGVO (RGPD) · Versione del 7 ottobre 2026

DSGVO = Datenschutz-Grundverordnung, ossia il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (RGPD). I riferimenti normativi sono riportati nella forma originale tedesca (Abs. = paragrafo; Nr. = numero; ff. = e seguenti).

Tra il cliente che utilizza HelpYa (titolare del trattamento, di seguito «cliente») e FFM&M RE GmbH, Sybelstraße 31, 10629 Berlin, Germania (responsabile del trattamento, di seguito «HelpYa»). Il presente accordo costituisce parte integrante del contratto di utilizzo secondo le condizioni generali ed è valido senza necessità di firma separata.

1. Oggetto e durata

HelpYa tratta dati personali per conto del cliente al fine di informare i suoi ospiti sullo stato del loro ordine, tavolo, appuntamento o incarico (cercapersone digitale) e, se il cliente utilizza «Ordina e paga», al fine di ricevere gli ordini degli ospiti dal loro posto e trasmetterli al cliente. HelpYa tratta inoltre dati nella misura in cui il cliente le concede l'accesso nell'ambito di un accesso per l'assistenza (n. 3, comma 4). L'accordo ha la stessa durata del contratto di utilizzo.

2. Tipologia di dati e interessati

Interessati: ospiti o clienti del cliente che prendono un numero o per i quali il cliente crea un numero; nel caso delle officine, inoltre, proprietari o utilizzatori di veicoli; nel caso di «Emergenza e sicurezza», inoltre, le persone registrate dal cliente come destinatari degli allarmi (ad es. titolare, società di sicurezza).

Dati:

• numero di ritiro, identificativo casuale, stato e orari (creato, pronto, ritirato, conferma di recapito),
• identificativo casuale del dispositivo (cookie), lingua, indirizzo push del browser,
• in caso di utilizzo di un pass per Wallet: identificativo del pass presso Google o Apple,
• per le officine: targa, mese della prossima revisione obbligatoria, prova del consenso (momento, testo) e registro di invio dei promemoria,
• per «Ordina e paga»: voci e opzioni ordinate, posto (ad es. tavolo), richieste particolari o note (testo libero), modalità di pagamento, stato del pagamento, mancia e l'identificativo di pagamento di Stripe (nessun dato di carte o di conti),
• per «Emergenza e sicurezza»: momento e tipo di un allarme, luogo o testo indicati volontariamente dall'ospite, identificativo casuale del dispositivo (protezione dagli abusi), presa in carico, annotazione di falso allarme o di cessato allarme e registro di recapito; nome, ruolo e numero di cellulare dei destinatari degli allarmi nonché, se del caso, indirizzo del webhook di allarme,
• durante un accesso per l'assistenza: dati tecnici dei dispositivi del cliente (tipo di dispositivo, browser, schermo, autorizzazione alle notifiche, connessione, messaggi di errore tecnici) e un registro delle pagine consultate e delle modifiche apportate dall'assistenza.

Non vengono raccolti nomi, numeri di telefono o indirizzi e-mail degli ospiti. Le categorie particolari di dati personali (Art. 9 DSGVO) non sono oggetto del trattamento; il cliente non inserisce tali dati come numero o come testo libero.

3. Istruzioni

(1) HelpYa tratta i dati soltanto su istruzione documentata del cliente. Le istruzioni risultano dal presente accordo, dalle condizioni generali e dall'utilizzo delle funzioni del servizio da parte del cliente; il cliente impartisce ulteriori istruzioni in forma testuale (Textform).

(2) Qualora HelpYa ritenga che un'istruzione sia illecita, ne informa senza ritardo il cliente e può sospenderne l'esecuzione fino al chiarimento.

(3) Resta salvo il trattamento in virtù di un obbligo di legge; HelpYa lo comunica preventivamente al cliente, salvo che la legge lo vieti.

(4) Accesso per l'assistenza: se il cliente concede a HelpYa l'accesso nell'area clienti tramite un codice, ciò costituisce un'istruzione a consultare i dati del cliente per la durata dell'accesso (al massimo 60 minuti) a fini di assistenza e, solo nella modalità «visualizzazione e modifica», a modificarli previo accordo con il cliente. Neppure in tal caso l'assistenza può modificare i dati di accesso, gli accessi del team, la tariffa, i dati di pagamento e bancari né l'account di pagamento del cliente presso Stripe. Il cliente può porre fine all'accesso in qualsiasi momento; ogni pagina consultata e ogni modifica vengono registrate.

4. Riservatezza

HelpYa impiega soltanto persone che si sono impegnate alla riservatezza o che sono soggette a un obbligo legale di segretezza.

5. Misure tecniche e organizzative

HelpYa adotta le misure descritte nell'allegato 1 ai sensi dell'Art. 32 DSGVO. Esse possono essere sviluppate ulteriormente, purché il livello di protezione non venga ridotto.

6. Sub-responsabili del trattamento

(1) Il cliente acconsente al ricorso ai sub-responsabili del trattamento indicati nell'allegato 2.

(2) HelpYa informa il cliente in forma testuale, con almeno quattro settimane di anticipo, delle modifiche previste. Il cliente può opporsi per un motivo rilevante attinente alla protezione dei dati; in mancanza di accordo, può recedere dal contratto di utilizzo con effetto dalla data della modifica.

(3) HelpYa vincola contrattualmente i sub-responsabili a un livello di protezione corrispondente a quello del presente accordo.

7. Assistenza al cliente

(1) HelpYa assiste il cliente con misure adeguate nell'adempimento dei diritti degli interessati (Art. 12–22 DSGVO). Gli ospiti possono disattivare autonomamente le notifiche e revocare i consensi, nonché cancellare autonomamente i dati del veicolo. Se un ospite si rivolge direttamente a HelpYa, quest'ultima inoltra la richiesta al cliente.

(2) HelpYa assiste il cliente nell'adempimento degli obblighi di cui agli Art. 32–36 DSGVO, in particolare nelle notifiche di violazioni dei dati personali e in eventuali valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati.

8. Violazioni dei dati personali

HelpYa notifica al cliente senza ingiustificato ritardo una violazione dei dati personali dopo esserne venuta a conoscenza, con le informazioni di cui all'Art. 33 Abs. 3 DSGVO, nella misura in cui siano disponibili.

9. Cancellazione e restituzione

(1) Durante la vigenza dell'accordo HelpYa cancella o anonimizza automaticamente i dati: i numeri di ritiro 24 ore dopo il ritiro e, per gli incarichi di più giorni, al più tardi 30 giorni dopo la creazione; le richieste particolari e le note relative agli ordini dopo 24 ore; i dati del veicolo, in assenza di consenso, alla conclusione dell'incarico e, in presenza di consenso, al più tardi tre anni dopo l'ultimo contatto o immediatamente su richiesta dell'ospite; il registro e i dati dei dispositivi di un accesso per l'assistenza dopo 30 giorni; luogo, testo e identificativo del dispositivo di un allarme nonché i tentativi di allarme respinti dopo 30 giorni, i destinatari degli allarmi con la loro rimozione da parte del cliente. Le voci e gli importi degli ordini privi di riferimenti personali vengono conservati per le registrazioni del cliente.

(2) Alla cessazione del contratto HelpYa cancella tutti i dati del cliente ancora presenti entro 30 giorni, salvo che sussista un obbligo legale di conservazione. Su richiesta, HelpYa mette preventivamente a disposizione del cliente un'analisi priva di riferimenti personali.

10. Prove e verifiche

HelpYa mette a disposizione del cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo e consente verifiche da parte del cliente o di un revisore da esso incaricato e vincolato alla riservatezza, previo congruo preavviso, durante il normale orario di lavoro e senza disturbare l'attività.

11. Luogo del trattamento

I dati sono memorizzati e trattati in Germania. Un trasferimento verso paesi terzi avviene soltanto nell'ambito dei servizi indicati nell'allegato 2 e solo alle condizioni di cui agli Art. 44 ff. DSGVO.

12. Responsabilità e disposizioni finali

Per la responsabilità si applica l'Art. 82 DSGVO; per il resto si applicano le disposizioni delle condizioni generali. In caso di contrasto, il presente accordo prevale sulle condizioni generali nelle questioni attinenti alla protezione dei dati.

Allegato 1 – Misure tecniche e organizzative

• Minimizzazione dei dati: nessun nome, numero di telefono o indirizzo e-mail degli ospiti; identificativi casuali a 128 bit; cancellazione automatica secondo termini fissi (n. 9).
• Cifratura: trasmissione esclusivamente tramite TLS (HTTPS con HSTS); notifiche push cifrate end-to-end secondo lo standard Web Push.
• Controllo dell'accesso ai sistemi: server raggiungibili solo tramite chiave SSH, accesso tramite password disattivato; protezione contro ripetuti tentativi di accesso falliti.
• Controllo dell'accesso ai dati: rigorosa separazione dei dati di ciascun cliente (separazione dei mandanti); accessi personali con password sottoposte a hash (PBKDF2) e ruoli (amministratore/collaboratore), link di invito monouso con scadenza; il cliente può revocare in qualsiasi momento gli accessi dei dispositivi. I collaboratori di HelpYa vedono i dati di un cliente solo con un accesso per l'assistenza limitato nel tempo concesso dal cliente stesso (codice, al massimo 60 minuti, revocabile in qualsiasi momento, elenco di blocco per dati di accesso e di pagamento, registro completo).
• Controllo dell'immissione: gli eventi di stato e di recapito di ciascun numero vengono registrati; non vengono memorizzati log di accesso con indirizzi IP.
• Disponibilità: funzionamento in un centro dati in Germania (Hetzner, Norimberga); backup dei dati prima di ogni modifica del software.
• Principio di separazione: i dati di test e quelli di produzione sono separati; lo sviluppo avviene esclusivamente con dati di test.

Allegato 2 – Sub-responsabili del trattamento

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germania – gestione dei server (centro dati di Norimberga, Germania).
• Google LLC / Google Ireland Ltd. – Google Wallet (solo se l'ospite salva il pass) e recapito delle notifiche push su Chrome/Android; EU-US Data Privacy Framework.
• Apple Inc. / Apple Distribution International Ltd. – recapito delle notifiche push su Safari/iOS e Apple Wallet (solo se l'ospite salva il pass); EU-US Data Privacy Framework.
• Mozilla Corporation – recapito delle notifiche push su Firefox; EU-US Data Privacy Framework.
• seven communications GmbH & Co. KG, Kiel, Germania (seven.io) – invio di SMS in caso di allarme silenzioso del personale ai numeri di telefono registrati dal cliente (titolare, società di sicurezza; solo se il cliente utilizza «Emergenza e sicurezza» con numeri).
• Anthropic, PBC, USA – lettura e traduzione del menù del cliente (solo se il cliente carica un menù, indica un sito web o salva contenuti del menù); vengono trasmessi solo contenuti del menù, nessun dato degli ospiti; clausole contrattuali tipo dell'UE, nessun utilizzo per l'addestramento.

I servizi push ricevono solo contenuti cifrati e l'indirizzo push generato dal browser dell'ospite.

I pagamenti online degli ospiti sono gestiti da Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublino) tramite un account Stripe proprio del cliente. A tal fine il cliente stipula un proprio contratto con Stripe; sotto questo profilo Stripe non è sub-responsabile del trattamento di HelpYa. HelpYa trasmette a Stripe le voci e gli importi dell'ordine e riceve da Stripe solo lo stato del pagamento e un identificativo del pagamento.

Condizioni generali · Informativa sulla privacy · Accordo sul trattamento dei dati · Note legali