Verwerkersovereenkomst

conform Art. 28 DSGVO (AVG) · Versie: 7 oktober 2026

DSGVO = Datenschutz-Grundverordnung, in het Nederlands: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wetsverwijzingen zijn ongewijzigd uit het Duitse origineel overgenomen.

tussen de klant die HelpYa gebruikt (verwerkingsverantwoordelijke, hierna „klant“), en FFM&M RE GmbH, Sybelstraße 31, 10629 Berlijn, Duitsland (verwerker, hierna „HelpYa“). Deze overeenkomst maakt deel uit van de gebruiksovereenkomst volgens de algemene voorwaarden en geldt zonder afzonderlijke ondertekening.

1. Onderwerp en duur

HelpYa verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de klant om diens gasten te informeren over de stand van hun bestelling, hun tafel, afspraak of opdracht (digitale pager), en – voor zover de klant „Bestellen & Bezahlen“ (bestellen en betalen) gebruikt – om bestellingen van de gasten aan tafel in ontvangst te nemen en aan de klant door te geven. Daarnaast verwerkt HelpYa gegevens voor zover de klant haar in het kader van een supporttoegang inzage geeft (nr. 3 lid 4). De overeenkomst geldt voor de duur van de gebruiksovereenkomst.

2. Soort gegevens en betrokkenen

Betrokkenen: gasten resp. klanten van de klant die een nummer trekken of voor wie de klant een nummer aanmaakt; bij garages daarnaast houders resp. gebruikers van voertuigen; bij „Notfall & Sicherheit“ (noodgeval en veiligheid) daarnaast de personen die de klant als ontvangers van alarmen heeft opgegeven (bijv. eigenaar, beveiligingsbedrijf).

Gegevens:

• afhaalnummer, willekeurige identificatiecode, status en tijdstippen (aangemaakt, gereed, afgehaald, ontvangstbevestiging),
• willekeurige apparaatidentificatiecode (cookie), taal, pushadres van de browser,
• bij gebruik van een walletpas: identificatiecode van de pas bij Google resp. Apple,
• bij garages: kenteken, maand van de volgende Hauptuntersuchung (wettelijke periodieke keuring), bewijs van toestemming (tijdstip, tekst) en verzendlogboek van de herinneringen,
• bij „Bestellen & Bezahlen“: bestelde posities en opties, plaats (bijv. tafel), speciale wensen resp. notitie (vrije tekst), betaalwijze, betaalstatus, fooi en het betalingskenmerk van Stripe (geen kaart- of rekeninggegevens),
• bij „Notfall & Sicherheit“: tijdstip en soort van een alarm, door de gast vrijwillig opgegeven locatie resp. tekst, willekeurige apparaatidentificatiecode (bescherming tegen misbruik), bevestiging, vermelding van loos alarm resp. opheffing van het alarm en bezorglogboek; naam, rol en mobiel nummer van de ontvangers van alarmen en in voorkomend geval het adres van de alarmwebhook,
• tijdens een supporttoegang: technische gegevens van de apparaten van de klant (apparaattype, browser, scherm, toestemming voor meldingen, verbinding, technische foutmeldingen) en een logboek van de door de support opgevraagde pagina's en aangebrachte wijzigingen.

Namen, telefoonnummers of e-mailadressen van de gasten worden niet verzameld. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (Art. 9 DSGVO (AVG)) zijn geen onderwerp van de verwerking; de klant voert dergelijke gegevens niet in als nummer of vrije tekst.

3. Instructies

(1) HelpYa verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de klant. De instructies volgen uit deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en het gebruik van de functies van de dienst door de klant; verdere instructies geeft de klant in tekstvorm.

(2) Acht HelpYa een instructie onrechtmatig, dan wijst zij de klant daar onverwijld op en mag zij de uitvoering opschorten totdat de kwestie is opgehelderd.

(3) Een verwerking op grond van een wettelijke verplichting blijft onverlet; HelpYa deelt deze vooraf aan de klant mee, voor zover de wet dit niet verbiedt.

(4) Supporttoegang: Geeft de klant HelpYa in de klantomgeving met een code inzage, dan is dat een instructie om de gegevens van de klant voor de duur van de toegang (maximaal 60 minuten) ter ondersteuning in te zien en – uitsluitend in de modus „ansehen und ändern“ (bekijken en wijzigen) – na overleg met de klant te wijzigen. Inloggegevens, teamtoegangen, tarief, betaal- en bankgegevens en de betaalrekening van de klant bij Stripe kan de support ook dan niet wijzigen. De klant kan de toegang te allen tijde beëindigen; elke opgevraagde pagina en elke wijziging wordt vastgelegd.

4. Vertrouwelijkheid

HelpYa zet uitsluitend personen in die tot geheimhouding zijn verplicht of aan een wettelijke geheimhoudingsplicht zijn onderworpen.

5. Technische en organisatorische maatregelen

HelpYa treft de in bijlage 1 beschreven maatregelen conform Art. 32 DSGVO (AVG). Deze mogen verder worden ontwikkeld, zolang het beschermingsniveau niet wordt verlaagd.

6. Subverwerkers

(1) De klant stemt in met de inzet van de in bijlage 2 genoemde subverwerkers.

(2) HelpYa informeert de klant ten minste vier weken vooraf in tekstvorm over voorgenomen wijzigingen. De klant kan om een gewichtige reden op het gebied van gegevensbescherming bezwaar maken; wordt geen overeenstemming bereikt, dan kan hij de gebruiksovereenkomst opzeggen tegen het tijdstip van de wijziging.

(3) HelpYa verplicht subverwerkers contractueel tot een beschermingsniveau dat overeenkomt met deze overeenkomst.

7. Ondersteuning van de klant

(1) HelpYa ondersteunt de klant met passende maatregelen bij het nakomen van de rechten van de betrokkenen (Art. 12–22 DSGVO (AVG)). Gasten kunnen meldingen en toestemmingen zelf afmelden en voertuiggegevens zelf wissen. Wendt een gast zich rechtstreeks tot HelpYa, dan stuurt HelpYa het verzoek door aan de klant.

(2) HelpYa ondersteunt de klant bij de verplichtingen volgens Art. 32–36 DSGVO (AVG), in het bijzonder bij meldingen van inbreuken in verband met persoonsgegevens en eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.

8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

HelpYa meldt de klant een inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld nadat zij daarvan kennis heeft gekregen, met de gegevens volgens Art. 33 Abs. 3 DSGVO (AVG), voor zover beschikbaar.

9. Wissing en teruggave

(1) Tijdens de looptijd wist resp. anonimiseert HelpYa gegevens automatisch: afhaalnummers 24 uur na het afhalen, bij opdrachten die meerdere dagen duren uiterlijk 30 dagen na het aanmaken; speciale wensen en notities bij bestellingen na 24 uur; voertuiggegevens zonder toestemming bij afronding van de opdracht, met toestemming uiterlijk drie jaar na het laatste contact of onmiddellijk op verzoek van de gast; logboek en apparaatgegevens van een supporttoegang na 30 dagen; locatie, tekst en apparaatidentificatiecode van een alarm en afgewezen alarmpogingen na 30 dagen, ontvangers van alarmen zodra de klant hen verwijdert. Posities en bedragen van bestellingen zonder verband met een persoon blijven bewaard voor de administratie van de klant.

(2) Na het einde van de overeenkomst wist HelpYa alle nog aanwezige gegevens van de klant binnen 30 dagen, tenzij er een wettelijke bewaarplicht bestaat. Op verzoek stelt HelpYa de klant vooraf een analyse zonder persoonsgegevens ter beschikking.

10. Bewijs en controles

HelpYa stelt de klant de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en maakt controles mogelijk door de klant of door een door hem aangewezen, tot geheimhouding verplichte controleur – na tijdige aankondiging, tijdens de gebruikelijke kantooruren en zonder verstoring van de bedrijfsvoering.

11. Plaats van verwerking

De gegevens worden in Duitsland opgeslagen en verwerkt. Een doorgifte naar derde landen vindt alleen plaats in het kader van de in bijlage 2 genoemde diensten en alleen onder de voorwaarden van Art. 44 ff. DSGVO (AVG).

12. Aansprakelijkheid en slotbepalingen

Voor de aansprakelijkheid geldt Art. 82 DSGVO (AVG); voor het overige gelden de bepalingen van de algemene voorwaarden. Bij tegenstrijdigheden gaat deze overeenkomst in kwesties van gegevensbescherming voor op de algemene voorwaarden.

Bijlage 1 – Technische en organisatorische maatregelen

• Dataminimalisatie: geen namen, telefoonnummers of e-mailadressen van de gasten; willekeurige identificatiecodes van 128 bit; automatische wissing na vaste termijnen (nr. 9).
• Versleuteling: overdracht uitsluitend via TLS (HTTPS met HSTS); pushberichten end-to-end versleuteld volgens de webpushstandaard.
• Toegangscontrole (systemen): servers uitsluitend bereikbaar via SSH-sleutel, inloggen met wachtwoord uitgeschakeld; bescherming tegen herhaalde mislukte inlogpogingen.
• Toegangscontrole (gegevens): strikte scheiding van de gegevens per klant (scheiding van klantomgevingen); persoonlijke toegangen met gehashte wachtwoorden (PBKDF2) en rollen (beheerder/medewerker), eenmalige uitnodigingslinks met vervaldatum; apparaataanmeldingen kunnen door de klant te allen tijde worden ingetrokken. Medewerkers van HelpYa zien gegevens van een klant uitsluitend met diens in de tijd beperkte supporttoegang (code, maximaal 60 minuten, op elk moment te beëindigen, blokkeerlijst voor toegangs- en betaalgegevens, volledig logboek).
• Invoercontrole: status- en bezorggebeurtenissen per nummer worden vastgelegd; er worden geen toegangslogboeken met IP-adressen opgeslagen.
• Beschikbaarheid: exploitatie in een datacenter in Duitsland (Hetzner, Neurenberg); back-up vóór elke softwarewijziging.
• Scheidingsbeginsel: test- en productiegegevens zijn gescheiden; ontwikkeling vindt uitsluitend plaats met testgegevens.

Bijlage 2 – Subverwerkers

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen – serverbeheer (datacenter Neurenberg, Duitsland).
• Google LLC / Google Ireland Ltd. – Google Wallet (alleen wanneer de gast de pas opslaat) en pushbezorging aan Chrome/Android; EU-US Data Privacy Framework.
• Apple Inc. / Apple Distribution International Ltd. – pushbezorging aan Safari/iOS en Apple Wallet (alleen wanneer de gast de pas opslaat); EU-US Data Privacy Framework.
• Mozilla Corporation – pushbezorging aan Firefox; EU-US Data Privacy Framework.
• seven communications GmbH & Co. KG, Kiel (seven.io) – verzending van sms bij het stille alarm van het personeel naar de door de klant opgegeven telefoonnummers (eigenaar, beveiligingsbedrijf; alleen wanneer de klant „Notfall & Sicherheit“ met nummers gebruikt).
• Anthropic, PBC, VS – uitlezen en vertalen van de menukaart van de klant (alleen wanneer de klant een kaart uploadt, een website noemt of inhoud van de kaart opslaat); alleen inhoud van de menukaart wordt doorgegeven, geen gegevens van gasten; EU-modelcontractbepalingen, geen gebruik voor training.

De pushdiensten ontvangen uitsluitend versleutelde inhoud en het door de browser van de gast aangemaakte pushadres.

Onlinebetalingen van de gasten worden door Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin) afgehandeld via een eigen Stripe-account van de klant. De klant sluit daarvoor een eigen overeenkomst met Stripe; Stripe is in zoverre geen subverwerker van HelpYa. HelpYa geeft Stripe de bestelde posities en bedragen door en ontvangt van Stripe uitsluitend de betaalstatus en een betalingskenmerk.

Algemene voorwaarden · Privacyverklaring · Verwerkersovereenkomst · Colofon