Privacyverklaring

Versie: 2 oktober 2026

DSGVO = Datenschutz-Grundverordnung, in het Nederlands: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wetsverwijzingen zijn ongewijzigd uit het Duitse origineel overgenomen.

1. Wie is verantwoordelijk?

FFM&M RE GmbH, Sybelstraße 31, 10629 Berlijn, Duitsland, vertegenwoordigd door de bestuurder (Geschäftsführer) Maximilian Prinz zu Sayn-Wittgenstein-Berleburg. E-mail: kontakt@helpya.com. HelpYa is een aanbod van FFM&M RE GmbH.

2. In het kort

• HelpYa heeft geen naam, geen telefoonnummer en geen account nodig van de wachtende klanten.
• Er zijn geen advertentietrackers, geen analysetools en geen toegangslogboeken.
• De servers staan in Duitsland (Hetzner, Neurenberg).
• Afhaalnummers worden 24 uur na het afhalen geanonimiseerd.

3. Twee rollen: bedrijf en HelpYa

HelpYa wordt door bedrijven ingezet – bijvoorbeeld bakkerijen, restaurants, salons, praktijken of garages. Wanneer u als klant van een dergelijk bedrijf een nummer trekt, is het bedrijf verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens; FFM&M verwerkt deze in opdracht van het bedrijf (Art. 28 DSGVO (AVG)). Voor deze website, het aanvraagformulier en de accounts van de bedrijven is FFM&M zelf verantwoordelijk.

4. Bezoek aan deze website

Bij het opvragen verwerkt onze server, omdat dit technisch noodzakelijk is, uw IP-adres en het opgevraagde adres om de pagina te leveren. Wij slaan daarbij geen toegangslogboeken op. Alleen bij technische fouten ontstaan foutmeldingen, die automatisch worden overschreven (na hooguit enkele dagen). Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (AVG) (veilige en stabiele werking).

De verbinding is met TLS versleuteld. Wij nemen geen inhoud van derden op (geen externe lettertypen, geen kaarten, geen video's).

5. Wanneer u als klant een nummer trekt

Wanneer u uw telefoon bij een HelpYa-contactpunt houdt of de QR-code scant, verwerken wij:

• een willekeurige identificatiecode voor uw nummer, het nummer zelf en tijdstippen (aangemaakt, gereed, afgehaald),
• een apparaatcookie (hy_geraet), zodat u bij opnieuw aantikken bij uw bestaande nummer uitkomt in plaats van bij een nieuw nummer,
• een taalcookie (lang), als u de taal zelf wijzigt. Zonder wijziging tonen wij de pagina in de taal waarop uw apparaat is ingesteld (Duits, Engels, Spaans, Italiaans, Frans of Nederlands); deze informatie stuurt uw browser sowieso mee, wij slaan deze niet op.

Het doel is u te informeren wanneer uw bestelling, uw tafel, uw afspraak of uw opdracht gereed is. Rechtsgrondslag voor de werking: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (AVG) (uitvoering van de dienst waarvan u gebruikmaakt). De cookies zijn strikt noodzakelijk voor deze dienst (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Bewaartermijn: 24 uur na het afhalen wordt het nummer geanonimiseerd – de link wordt ongeldig en er blijven alleen tijdstempels zonder persoonsgegevens over voor de analyse van de wachttijden. Bij opdrachten die meerdere dagen duren (ambacht, garage) uiterlijk 30 dagen na het aanmaken.

Bestellen en betalen aan tafel

Biedt een bedrijf „Bestellen & Bezahlen“ (bestellen en betalen) aan, dan verwerken wij daarnaast uw bestelling (gerechten en dranken, gekozen opties, prijzen), de plaats (bijv. „tafel 7“), uw speciale wensen of notitie (vrije tekst, als u die invoert), de betaalwijze (online of ter plaatse) en een eventuele fooi. Ook hier is het bedrijf verantwoordelijk. Speciale wensen en notities wissen wij na 24 uur. Posities en bedragen zonder verband met uw persoon blijven bewaard voor de wettelijke administratie van het bedrijf.

Online betaling: Betaalt u online, dan voert u uw betaalgegevens rechtstreeks in op een pagina van Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Ierland). Verkoper is het bedrijf; dit heeft daarvoor een eigen account bij Stripe. Stripe verwerkt uw betaalgegevens onder eigen verantwoordelijkheid en volgens zijn eigen privacyverklaring (stripe.com/de/privacy). HelpYa ontvangt geen kaart- of rekeninggegevens, maar alleen of en voor welk bedrag is betaald of terugbetaald, en een betalingskenmerk. Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (AVG) (afhandeling van uw bestelling).

6. Meldingen (pushberichten)

Wanneer u op „Melding inschakelen“ (in de Duitse versie: „Alarm aktivieren“) tikt en meldingen toestaat, slaan wij het door uw browser aangemaakte pushadres op. De melding wordt versleuteld bezorgd via de pushdienst van de fabrikant van uw apparaat (Apple, Google of Mozilla); deze ondernemingen zijn deels gevestigd in de VS en zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. Zij zien daarbij alleen versleutelde gegevens, niet de inhoud. Het pushadres wordt samen met het nummer gewist. U kunt meldingen te allen tijde uitschakelen in de instellingen van uw apparaat.

Uw apparaat meldt de ontvangst van een melding automatisch terug, zodat het bedrijf ziet of het bericht is aangekomen en u anders kan omroepen.

7. Walletpas (Google Wallet, Apple Wallet)

Wanneer u op „Toevoegen aan Google Wallet“ resp. „Toevoegen aan Apple Wallet“ tikt, wordt een pas met uw nummer en de status daarvan naar Google resp. Apple verzonden en daar opgeslagen. Daarvoor gelden aanvullend de privacybepalingen van Google resp. Apple. De pas kunt u te allen tijde uit uw wallet verwijderen.

8. Voertuigpas bij garages

Garages kunnen bij de inname van het voertuig uw kenteken en optioneel de maand van de volgende Hauptuntersuchung (wettelijke periodieke keuring, vergelijkbaar met de APK) en van het volgende onderhoud/de volgende inspectie (met een korte opmerking, bijv. kilometerstand) invoeren. Zonder uw toestemming worden deze gegevens samen met de opdracht gewist.

Zet u op uw telefoon het vinkje voor herinneringen aan HU/TÜV, onderhoud/inspectie en bandenwissel, dan slaan wij kenteken, HU- en onderhoudsmaand, het tijdstip en de tekst van uw toestemming en het pushadres van uw apparaat op, om u in opdracht van de garage zulke herinneringen te sturen. Rechtsgrondslag: uw toestemming (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (AVG), § 7 Abs. 2 UWG). U kunt deze te allen tijde op uw voertuigpas intrekken en uw gegevens daar met één tik wissen. Anders wissen wij ze uiterlijk 3 jaar na het laatste contact.

Kostenramingen: Stuurt een garage of een ambachtsbedrijf u via HelpYa een kostenraming, dan slaan wij het document, het bedrag, het tijdstip van verzending en openen en uw beslissing (goedkeuring, afwijzing of verzoek om teruggebeld te worden) met tijdstip en uw optionele bericht op. Zo kan het bedrijf aantonen welke kostenraming u hebt goedgekeurd (rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (AVG), en gerechtvaardigd belang bij de aantoonbaarheid, lit. f). Deze gegevens wissen wij 12 maanden na uw beslissing, niet verzonden concepten na 7 dagen. Het document wordt niet aan derden doorgegeven en niet geautomatiseerd geanalyseerd.

Dierenpas bij dierenartspraktijken: Praktijken kunnen bij uw wachtnummer de naam van uw dier en optioneel de maanden van de volgende vaccinatie resp. routinecontrole (met een korte opmerking) invoeren – geen naam van de eigenaar, geen diagnose. Zonder uw toestemming worden deze gegevens samen met het wachtnummer gewist. Met uw toestemming voor herinneringen slaan wij daarnaast het tijdstip en de tekst van de toestemming en het pushadres van uw apparaat op (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (AVG), § 7 Abs. 2 UWG); intrekking en wissen zijn te allen tijde mogelijk op de dierenpas, anders uiterlijk 3 jaar na het laatste contact.

Hulp inroepen (noodgeval): Biedt een bedrijf „Hilfe“ (hulp) aan en meldt u via deze functie dat u zich bedreigd voelt, dan slaan wij het tijdstip, het bedrijf en uw vrijwillige gegevens over locatie en herkenningstekens op en sturen deze naar het personeel van het bedrijf (beeldschermen en aangemelde telefoons van het team; geen sms). Rechtsgrondslag: uw verzoek en vitale belangen (Art. 6 Abs. 1 lit. b en d DSGVO (AVG)). Locatie en vrije tekst wissen wij na 30 dagen; daarna blijven alleen het tijdstip en de soort melding bewaard. Uw IP-adres gebruiken wij slechts kortstondig in het werkgeheugen om misbruik te beperken. Tegen loze alarmen plaatst de hulppagina een technisch noodzakelijk cookie met een willekeurige identificatiecode (30 dagen); daarvan slaan wij bij de melding alleen een versleutelde afdruk op. Markeert het personeel de melding als loos alarm, dan kan dit apparaat bij hetzelfde bedrijf 24 uur lang geen melding versturen. Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang bij goed werkende noodmeldingen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (AVG), § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); de afdruk wissen wij na 30 dagen.

9. Aanvraagformulier

Wanneer u via het formulier als bedrijf belangstelling toont voor HelpYa, verwerken wij uw gegevens (bedrijf, naam, e-mail, optioneel telefoon, plaats, kassasysteem, bericht en branche) om uw aanvraag te beantwoorden. Wij worden per e-mail op de hoogte gebracht van nieuwe aanvragen; daarvoor worden uw gegevens via de e-mailverzenddienst Resend naar onze mailbox verzonden (zie nr. 12). Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (AVG) (precontractuele fase). Wij wissen de gegevens wanneer ze niet meer nodig zijn, uiterlijk 12 maanden na het laatste contact – tenzij er een overeenkomst tot stand komt.

Meldt u zich via helpya.com/partner aan als verkooppartner, dan verwerken wij uw gegevens (naam, e-mail, optioneel telefoon, regio, ervaring, status als ondernemer, contacten in de branche, bericht) om over een samenwerking te beslissen; de melding aan onze mailbox verloopt eveneens via Resend (zie nr. 12). Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (AVG). Komt er geen samenwerking tot stand, dan wissen wij de aanmelding uiterlijk 6 maanden na onze beslissing.

10. Accounts van de bedrijven en van de verkooppartners

Voor bedrijven die HelpYa gebruiken, slaan wij de bedrijfsnaam, de branche en de toegangsgegevens van de bevoegde personen (e-mailadres, versleuteld wachtwoord, rol) op, alsmede een inlogcookie voor de aangemelde apparaten. Boekt een bedrijf een betaald tarief, dan verwerken wij daarnaast het factuuradres, eventueel het btw-identificatienummer en de facturen; de betaling verloopt via Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin), dat de betaalgegevens zelf verwerkt – wij ontvangen geen kaart- of rekeninggegevens. Facturen bewaren wij volgens de fiscale termijnen (tot 10 jaar, § 147 AO). Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b en c DSGVO (AVG).

Voor verkooppartners slaan wij naam, e-mail, eventueel telefoon, adres, fiscale gegevens en bankgegevens op, de toegewezen bedrijven, provisies en creditnota's (Gutschriften) en het bewijs van het sluiten van de overeenkomst. De verkooppartnerovereenkomst ondertekent u elektronisch via onze ondertekeningsdienst sign.omsw.co, die op dezelfde servers in Duitsland draait. Creditnota's bewaren wij volgens de fiscale termijnen. Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b en c DSGVO (AVG).

Menukaart inlezen en vertalen: Uploadt een bedrijf zijn menukaart als bestand of noemt het een website, dan laten wij de kaart door een AI-dienst (Anthropic, zie nr. 12) uitlezen en automatisch in andere talen vertalen. Alleen de kaart resp. de genoemde website en de teksten van de menukaart worden doorgegeven – geen gegevens van gasten. Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (AVG).

Supporttoegang: Vraagt een bedrijf om hulp, dan kan het ons in de klantomgeving met een code gedurende maximaal 60 minuten inzage geven – „nur ansehen“ (alleen bekijken) of „ansehen und ändern“ (bekijken en wijzigen), op elk moment te beëindigen. Tijdens de toegang zien onze medewerkers de klantomgeving en de beeldschermen van het bedrijf zoals het bedrijf ze ziet; daarbij kunnen ook bestellingen en speciale wensen van gasten zichtbaar zijn. De apparaten van het bedrijf waarop een HelpYa-pagina openstaat, verzenden in die tijd hun technische toestand (bijv. apparaattype, browser, schermgrootte, of meldingen zijn toegestaan, verbinding, technische foutmeldingen van de pagina) – zonder naam, locatie of IP-adres. Wij leggen vast welke pagina's de support opvraagt en wat hij wijzigt. Logboek en apparaatgegevens wissen wij na 30 dagen. Rechtsgrondslag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (AVG) (ondersteuning in het kader van de overeenkomst); voor zover gegevens van gasten zichtbaar worden, handelen wij in opdracht van het bedrijf.

11. E-mail

E-mails aan adressen onder helpya.com worden via de doorstuurdienst van Cloudflare (Cloudflare, Inc., VS; gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework) doorgestuurd naar onze mailbox bij Microsoft 365.

12. Hosting en dienstverleners

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen – servers in Neurenberg (verwerking in opdracht).
• Cloudflare, Inc. – alleen naamresolutie (DNS) en het doorsturen van e-mail; het websiteverkeer loopt niet via Cloudflare.
• Resend, Inc., VS (verzending vanuit de EU) – e-mails aan bedrijven en verkooppartners (bijv. facturen, toegangslinks) en interne meldingen aan onze mailbox (nr. 9); doorgifte op basis van EU-modelcontractbepalingen (Art. 46 DSGVO (AVG)).
• Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Ierland – betalingsafhandeling voor geboekte tarieven en, namens de bedrijven, voor onlinebestellingen (nr. 5 en 10).
• seven communications GmbH & Co. KG, Kiel (seven.io) – sms bij het stille alarm van het personeel naar de door het bedrijf opgegeven nummers (eigenaar, beveiligingsbedrijf); servers in Duitsland.
• Anthropic, PBC, VS – uitlezen en vertalen van menukaarten (nr. 10); geen gegevens van gasten; doorgifte op basis van EU-modelcontractbepalingen (Art. 46 DSGVO (AVG)); de inhoud wordt niet voor training gebruikt.

13. Uw rechten

U hebt recht op inzage (Art. 15 DSGVO (AVG)), rectificatie (Art. 16), wissing (Art. 17), beperking van de verwerking (Art. 18), overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20) en bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigde belangen (Art. 21). Een toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Neem daarvoor contact op via kontakt@helpya.com – bij nummers die u bij een bedrijf hebt getrokken, ook graag rechtstreeks met het bedrijf.

U kunt bovendien een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, bijvoorbeeld bij de voor ons bevoegde Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Berlijnse functionaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlijn.

14. Geen geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten en stellen geen profielen op.

Algemene voorwaarden · Privacyverklaring · Verwerkersovereenkomst · Colofon